Tijdens de installatie vul je de Business Rules in. De Business Rules bestaan uit vier onderdelen: minimum daily rates, maximum daily rates, occupancy supplements en minimum length of stay. De Business Rules vormen uiteindelijk de basis voor de occupancy based rate recommendation en kunnen worden gezien als de prijsstrategie.
Bij het bepalen van de occupancy based rate recommendation moet de minimum daily rates worden vastgesteld voor een periode van dertien maanden vooruit. De minimum daily rates zorgen ervoor dat wanneer RevControl Auto Publish is ingeschakeld, het systeem nooit onder het minimumtarief zal gaan. In dit overzicht kun je de minimum dagtarieven per maand en per dag invullen voor het hele hotel. Hotels hebben eventueel de mogelijkheid om de minimumtarieven per kamertype in te vullen. Indien er meerdere kamertypes beschikbaar zijn, moeten de minimum dagtarieven voor elk kamertype afzonderlijk worden ingevuld.
De volgende stap zijn de maximum daily rates. Dit scherm kan worden geactiveerd door het Customer Success team. In dit scherm kun je de maximale tarieven instellen voor het hele hotel of per kamertype. Wanneer de functie Auto Publish is ingeschakeld in RevControl, zal het systeem nooit boven het maximumtarief uitkomen. De enige manier om tarieven boven de maximum dagtarieven te publiceren, is handmatig in de Rate Calendar. RevControl zal je waarschuwen wanneer de gewijzigde tarieven boven de maximum daily rates liggen.
Vervolgens vul je de occupancy supplements in. Het eerste onderdeel van de occupancy based rate recommendation is het minimum daily rate, dat in de linkerkolom staat. Het tweede deel van de occupancy based rate recommendation zijn de occupancy supplements. Afhankelijk van de grootte van het hotel worden bezettingsdrempels bepaald. Deze drempels worden weergegeven als percentages boven het schema. Wanneer de verwachte bezetting (forecast) de bezettingsdrempel bereikt, wordt er een toeslag toegevoegd aan het minimum dagtarief.
Let op: de occupancy supplements zijn niet cumulatief en worden gebaseerd op de forecast. Het is ook mogelijk om de occupancy supplements te baseren op de huidige bezettingsgraad (business on the books). Daarnaast kunnen de occupancy supplements per kamertype worden ingevuld. In dat geval moeten de occupancy supplements voor elk kamertype afzonderlijk worden ingevuld.
De laatste stap is het instellen van de minimale verblijfsduur (minimum length of stay). Hier vul je de minimale verblijfsduur in per dag, per maand en per bezettingsgraad. Deze bezettingsgraden zijn afhankelijk van de grootte van het hotel. Wanneer de berekende forecast van RevControl een bepaalde bezettingsdrempelwaarde bereikt, wordt de minimale verblijfsduur automatisch geactiveerd. Let wel, de minimale verblijfsduur is een "stay through" restrictie. Als er bijvoorbeeld een minimale verblijfsduur van twee nachten geldt voor de zaterdag, moeten de gasten verblijven van vrijdag-zaterdag-zondag of zaterdag-zondag-maandag. Ook hier bestaat de mogelijkheid om de minimale verblijfsduur per kamertype apart in te vullen.
Het laatste onderdeel van de business rules zijn de evenementen (events). Evenementen kunnen worden gecreëerd om verwachte grote vraag onder de aandacht te brengen. Dit kan het gevolg zijn van feestdagen, speciale evenementen in het hotel of evenementen in de buurt. Wanneer je een evenement aanmaakt, zal het verschijnen in het dashboard, het business on the books rapport, de rate calendar, enz. Het wordt geadviseerd om evenementen van één jaar geleden in te voeren, tot minstens één jaar vooruit. Op die manier kan de vergelijking worden gemaakt.
Eerst vul je de naam van het evenement in. Vervolgens moet een begin- en einddatum worden ingevuld. Daarnaast moet de importance aan het evenement worden gekoppeld. De importance heeft geen invloed op de rate recommendations van RevControl. De importance heeft wel invloed op de kleur van het evenement; groen is laag, oranje is gemiddeld en rood is hoog. Verder kan aan het evenement een supplement en minimale verblijfsduur (minimum length of stay) worden toegekend. Het supplement kan worden toegevoegd aan het occupancy based tarief, competitor based tarief of beide tariefsoorten. Tot slot kan je in de multi-property versie van RevControl het hotel selecteren waarvoor het evenement geldt.
